Comment choisir le bon eQMS ?

Alors que les outils informatiques ne cessent d’augmenter dans nos entreprises, nombreuses sont celles qui gèrent des outils variés et pas toujours compatibles. D’autres organisations sont bien en possession de solutions digitales harmonisées mais récoltent aujourd’hui les conséquences de choix parfois précipités…

Qu’est-ce qu’un eQMS ?

L’eQMS (electronic Quality Management System) est une solution de digitalisation de système de management. Un projet de mise en place d’eQMS, peut apporter une amélioration notable en matière de qualité d’une organisation.
Il ne faut en aucun cas confondre vitesse et précipitation.

A quoi ça sert ?

Une solution de logiciel eQMS aide à maîtriser les processus métiers pour assurer la qualité et la conformité tout au long de la chaîne de valeur. Les bénéfices d’une telle initiative s’avèrent excellents, lorsque les phases de recherche, d’étude, et de test ont pu arriver à leurs termes.

La digitalisation maîtrisée d’un système de management de la qualité contribue notamment à :

• Harmoniser les processus,

• Rendre autonomes les responsables de processus sur la vie du système

• Rendre autonomes les collaborateurs sur les démarches d’amélioration continue

• Améliorer les performances qualité d’une entreprise

• Faciliter les interactions et le partage de données

• Communiquer des informations pertinentes en temps réel à toutes les parties prenantes

• Créer une culture qualité dans l’entreprise

• Accroître la réactivité / flexibilité de l’entreprise pour répondre à cet environnement de plus en plus complexe et dynamique.

• Mettre en pratique la quête du 0 papier

C’est une démarche qui concerne l’entreprise et les systèmes de management dans sa totalité.

Pas si facile de faire son choix…

L’offre des solutions d’eQMS est large et le choix ne s’avère pas toujours facile. Le marché varie en fonction du domaine d’activité, de la taille de l’entreprise, des fonctionnalités, et de nombreuses autres caractéristiques tel que le coût financier et son retour sur investissement, les compétences et ressources compétentes, disponibles en interne. Avant de vous lancer dans un tel projet, une étude comparative entre plusieurs logiciels s’avère nécessaire. Dans cette optique et afin de vous aider, voici quelques exemples de critères de sélection :

– Les fonctionnalités  fournies par ces logiciels peuvent être nombreuses.

En voici quelques exemples :

• Gestion des tableaux de bord

• Gestion des processus et de leurs interactions

• Gestion de la conformité et des non-conformités

• Traitement des actions correctives

• Maîtrise des informations documentées

• Gestion des risques

• Réalisation d’analyses des risques

• Suivi des actions

• Réalisation des audits

• Suivi des compétences et formations des collaborateurs

• Gestion de l’étalonnage

• Pilotage du changement

• Gestion de la qualité des fournisseurs

• Prise en compte de plusieurs référentiels (environnement, santé et sécurité)

• Etc.

– L’ergonomie du logiciel

L’eQMS a pour but de faciliter le management de la qualité et par conséquent la gestion documentaire. Pour cela, rien de mieux que de vérifier la facilité d’accès et de protection des informations documentées. Plus le logiciel sera ergonomique et intuitif, plus il facilitera la gestion de la qualité au quotidien.

– Les mises à jour du logiciel

 

– L’accompagnement proposé (formation « digitale» par exemple)

 

Margot Medjo’o – Responsable en systèmes de management qualité

Titulaire d’un diplôme de responsable Qualité, Sécurité & Environnement (QSE) et d’un master en gestion des risques, Margot Medjo’o a débuté dans l’industrie pharmaceutique d’abord en tant qu’agent de production puis en intégrant le service santé & sécurité. Elle a ensuite rejoint l’industrie papetière comme coordinatrice QSE et responsable sécurité. Elle est spécialisée dans la mise en œuvre des systèmes de management touchant les certifications IFS HPC, OHSAS 18001, ISO 14001 et ISO 9001 v.2015.